Работая в общепите, необходимо помнить, что систему настроить несложно. Главное, настраивая бизнесс-процессы ресторана, не забывать о чистоте, тики-тайме, продукте, скорости, сервисе, маркетинге, вкусе, персонале и финансах.
Держать в фокусе все вышеперечисленное поможет ведение регулярных отчетов.
Но сначала задайте себе вопросы:
- Как создать команду мечты в ресторане (соединить дисциплину, доверие, ответственность и любовь к своему делу) и получить результат?
- Почему возникает раздор в команде ресторана и как этого избежать?
- Как наладить честную обратную связь от гостей?
- Как научиться управлять людьми и развить лидерские качества?
- Как настроить стандарты работы ресторана и навести порядок в своем бизнесе?
- Какова цель создания бизнеса?
- Мы это делаем только ради заработка или есть миссия, которая поможет воодушевить команду?
Один из главных постулатов ресторанного дела – понять свой продукт и цель ведения бизнеса. Это важно при создании точки и инструмента контроля, чтобы изучить - проанализировать - показать - обучить - направить - исправить, если потребуется.
В ресторанной сфере важно ДОВЕРЯТЬ, НО ПРОВЕРЯТЬ.
Отчеты для ресторанов, которые важны:
- Ежедневный аналитический отчет SD
Заполняет менеджер ресторана в конце смены ежедневно или управляющий ресторана на следующий день.
В этот отчет вносятся данные:
l План Выручки общий – Факт Выручка
l Кол-во столов – средний чек стол, кол-во гостей – средний чек гостя
l Кол-во блюд и напитков – Наполняемость чека
l Все услуги (Доставка, Вынос, Десерты)
l Программа лояльности, Скидки, Отмены
l Выручка по часам –Утро-Обед-Вечер
l Показатели за прошлые годы в этом месяце (Выручка-Чеки-Средний чек), анализ LFL– ОБЯЗАТЕЛЕН
l Обязательно на каждую услугу устанавливать план по показателям
l Пиковые часы (а они бывают не меньше 3 раз в день, и не больше 2 часов)
l Оборачиваемость посадочных мест
l Фокус всегда на сезон, месяц, день недели, даты и план-факт
На самом деле в ежедневном отчете больше вкладок, но это дает возможность моим менеджерам и управляющим анализировать и сразу понимать, какие показатели не были достигнуты, а какие - перевыполнили. При этом заполнение отчета занимает 15 минут. Сравнивая данные по дням пн-вт-ср-чт-пт-сб-вс за четыре недели, легко понять, что ожидать в следующую неделю в среднем по показателю.
Эта таблица ведется с января по декабрь и тем самым дает возможность заранее предугадать ситуацию на следующую неделю. ВАЖНО: смотреть на день недели, даты, сезонность, производственный и непроизводственный календарь. На каждую услугу ОБЯЗАТЕЛЬНО должны быть Планы.
Аналитика очень важна! Сегодня мы получаем СЛЕДСТВИЕ, вчера – ПРИЧИНУ. Нужно понимать, что под каждый КОНЦЕПТ создается своя аналитическая таблица, при этом отталкиваемся от услуг.
2. Отчет «Все статьи списаний»
Утвердите план по списанию в % соотношении от оборота. Постоянный мониторинг расходов на списание поможет вам эффективнее работать над снижением этих показателей, и в целом контролировать их источники и динамику изменений.
- Питание персонала
- Порча
- Бракераж
- Промо расходы
- Удаление блюд со списанием
- Дегустация
- Пролив бар
- Списание в зал и т.д.
Этот отчет дает возможность контролировать кухню, бар, чтобы они не выходили за рамки плана. И параллельно помогает увидеть ошибки.
3. Отчет «Производительность и продуктивность труда»
Необходимо умение грамотно составлять расписание и просчитывать по часам гостей, блюда, напитки. При составлении расписания важно также отталкиваться от планового товарооборота, мероприятий, дней, дат, сезонности и многих других факторов.
Тот, кто составляет расписание, должен пройти обучение, и только после составлять график.
Ведя ресторанный бизнес, нужно знать, что такое производительность (сколько сотрудник заработал в час) и продуктивность труда (сколько выпустил единиц в час)
Важно грамотно просчитывать полученные данные и планировать почасовую загрузку и продуктивность сотрудников производства (в том числе бара) с учетом продаж (товарооборота), пиковых часов, тики-тайма.
Чтобы видеть все в одном файле, можно настроить данные, как в таблице выше (sd).
Важно уметь четко высчитывать:
· Выручку в заведении| на часы поваров.
· Кол-во блюд по кухне| на часы поваров.
· В баре также считают по проданным единицам и выручке бара | на часы бар-сотрудников.
Отчет позволяет произвести оценку эффективности графика работы сотрудников на основе проданных позиций и времени приготовления блюд по каждому цеху в разрезе дней и часов.
4. Отчет «По товарным остаткам»
Товарные остатки по бару и кухне важно анализировать из месяца в месяц. Главное – установить норму по бару, кухне, и тем самым устранить ошибки в последующем составлении плана. Далее командно с отделом закупа мы будем отслеживать на еженедельной основе соблюдение этой нормы для достижения месячного плана.
5. Отчет «По изменениям закупочных цен»
Мы должны понимать на что поднимаются и понижаются цены, и как мы можем повлиять на это для улучшения прибыли. Аналитика должна быть от недели к неделе, от месяца к месяцу, от квартала к кварталу. Установите свой регламент работы с поставщиками и норму допустимого % повышения цен. Важно держать вкус, а чтобы это сделать нужно правильно принимать продукцию по стандарту. ОБЯЗАТЕЛЬНО создайте регламент по закупу, приему, хранению, инвентаризации.
В таблице ниже показано, как идет контроль цен с поставщиками вручную
6. Отчет «ТОП-10 продаж и ТОП-10 не продаж»
Отчет формируется по 2-м объектам – бар и кухня отдельно.
Каждый управляющий ресторана должен контролировать баланс между продажами бара и кухни.
Это соотношение должно быть постоянно, допускаются лишь минимальные отклонения.
Учитываются только товары, проданные за реальные деньги.
ВАЖНО вести рейтинги по бару и кухне по наполняемости чека для сотрудников. В идеале, чтобы эти рейтинги были на виду.
7. Отчет «АВС анализ меню»
ABC анализ позволяет понять, какие блюда всегда должны быть в наличии, какие позиции можно смело заменить новыми или просто убрать из меню, какие следует продвигать активнее, а какие - необходимо переработать с целью повышения их маржинальности.
8. Отчет «ТОП-10 мин. по инвентаризации и плюсов»
Отчет для анализа причин и следствия. Очень важно всегда вести аналитику минусов и плюсов по инвентаризации бара и кухни. Вывести свою норму, утвержденную по % от оборота минуса и плюса.
Аналитика обязательна по КОЗ = коэффициенту оборачиваемости запаса.
9. Отчет и Анализ дохода-расхода =рентабельности
Отчет анализирует доходы и расходы за месяц и помогает определить, насколько эффективна работа ресторана. Главное - анализировать план-факт в денежном и % соотношении. С каждым разом, работая с этим отчетом мы улучшает наши статьи расходов.
Анализируем месяц и по нарастающим итогам. Если заведение сетевое – плюсом к описанному выше смотрим общий отчет. При составлении отчета на год можно пересматривать каждый следующий квартал.
10. Отчет маркетинговых действий
Включает аналитику всех рекламных компаний и действий, а также не анализируем маркетинговый календарь и т.д.
11. Отчет по аналитике ЖЦС (Жизненный цикл сотрудника)
% текучки в заведении и в сети = причина и следствие
Отчет по ENPS СО СТОРОНЫ СОТРУДНИКОВ
Отчет по аудит проверкам по балловой системе (ТП |ХАССП| Аудит всего бизнеса раз в месяц),а также внутренний аудит, который также проводит операционный директор в балловой системе проставляем обьекту.
Отчет по конкурентам меню| сетка ЗП
По сотрудникам должна быть полная аналитика на всех этапах от выкладки вакансии и бесконечно.
На самом деле отчетов гораздо больше, но я дала вам самые важные.
Главное не забываем контролировать себестоимость на постоянной основе.
При постоянном мониторинге себестоимости управляющий может анализировать изменения и вовремя видеть отклонения от нормы, а при выявлении причины - действовать.
На себестоимость могут влиять много факторов: изменение цен, рецептов, изменение списаний, коэффициент отходов и работа сотрудников в части соблюдения стандартов приготовления. Важно учитывать, что есть несколько типов себестоимости и фокус должен быть на всем.
Аналитика для ресторана
Рекомендации
- Утвердить своевременность поставок (выстроить систему времени| дня приемки) - это влияет на отсутствие стоп-листа и стабильность вкуса, а также дисциплинирует поставщиков и в целом команду.
- Всегда работайте над оптимизацией затрат.
- Держите фокус на снижении фудкоста;
- Оптимизация товарного остатка (выведите норму).
- Обязательно планируйте свой график и четко понимайте кто вы, куда вы, зачем все это.
Что бы не происходило – верьте в себя, в команду, в продукт. И помните, главное – энергия. Играйте свою роль, будьте лидером, команда все видит и чувствует.
Чтобы создать команду мечты в ресторане, донесите до каждого сотрудника, что вы - единая система, нет моего или твоего, в нашей работе все «НАШЕ». Видите, что кто-то не справляется, идем и помогам, всегда и во всем командная работа.
Важно донести до команды, что это – НАШ БИЗНЕС, наше лицо.
Важно прокачать мышцу ответственности за свое дело и за имущество организации, за команду.
Создайте большую цель, мечту. Пусть она будет простой, а главное, понятной и измеримой (вспоминаем SMARTER). Привлеките нужных людей. Помните, каждый должен быть на своем месте и понимать, чего конкретно от него хотят и что на выходе мы должны получить от его работы. Команда должна быть дружной и уметь работать сообща. Постоянно измеряйте результаты. Работает все, во что вы ВЕРИТЕ.
Следите за своим внешним видом. То, как вы выглядите, и ваша подача играют огромную роль в коммуникации с командой.
Освободите рабочий стол. Величие заключается в деталях.
БУДЬТЕ ВСЕГДА В ВОПРОСЕ.
С Уважением, Амина Фатуллаева.
Чтобы узнать еще больше о том, как грамотно выстроить работу с персоналом, чтобы сформировать звездную команду в заведении и достигать поставленных целей, рекомендую присоединиться к нашему онлайн-тренингу «Управляю Масштабирую»